So führst du deine Reviews online durch
Reviews und Retrospektiven sollten nicht nur im Tech-Team durchgeführt werden. Beide Formate sind sehr hilfreich für jedes Team.
Mit der Review können Erfolge gefeiert werden. Auch wenn keine Stakeholder eingeladen werden, die dem Team direktes Feedback geben und ggf. Verbesserungsvorschläge einbringen können, hat das Team mit der Review die Gelegenheit die Ergebnisse der letzten Wochen gemeinsam anzuschauen, innezuhalten und sich selbst zu feiern.
Das Schöne an Reviews und Retrospektiven ist, dass sie sich problemlos online durchführen lassen. So kannst du sie für ein Remote-Team ebenso nutzen wie für ein Team, dass sich jeden Tag im Büro sieht.
Das solltest du beachten
Wenn du deine Reviews online durchführen möchtest, ist eine gute Vorbereitung besonders wichtig. Insbesondere, wenn du den zeitlichen Rahmen einhalten möchtest, sollte jedem im Team klar sein, wie die Agenda aussieht und wer was in welcher Zeit präsentieren sollte.
Wichtige Voraussetzung: das Planning Meeting
Bei der Review werden die Arbeitsergebnisse der letzten Wochen vorgestellt. Um zu wissen, was überhaupt präsentiert werden soll, sollte bereits vorher klar sein, woran überhaupt gearbeitet wird. Ein Weekly oder ein Planning Meeting sind dafür die Voraussetzung. Ihr solltet euch also alle ein bis 2 Wochen zusammensetzen und planen, wer was fertigstellen möchte. Diese Planung sollte im Verlauf der 2 Wochen nicht mehr angefasst werden, wenn ihr ein IT Team seid und mit Scrum arbeitet. Im Business-Bereich ist das häufig nicht möglich, da sich bestimmte Dinge einfach nicht planen lassen. Für diesen Fall plant ihr entweder etwas allgemeiner – zum Beispiel „Abschluss von 10 Neukunden“ – oder ergänzt die Planung, wenn es nötig wird.
Ein sehr wichtiger Punkt bei der Planung ist, dass Prioritäten im Team besprochen, Abhängigkeiten und auch das Arbeitspensum transparent gemacht werden. So entsteht insgesamt eine höhere Verbindlichkeit im Team und Arbeitsbelastungen bzw. -engpässe werden sichtbar.
Review vorbereiten
Im Review Meeting werden dann eure Ergebnisse der letzten (z.B.) zwei Wochen präsentiert. Wenn ihr die Gelegenheit habt, Menschen einzuladen, für die eure Ergebnisse relevant sind, oder die euch direkt Feedback geben können, solltet ihr das unbedingt tun.
Als Vorbereitung stellst du am besten eine Liste zusammen, in der alle geplanten Aufgaben bzw. Ergebnisse eingepflegt sind. Vor der Review kann dann jedes Teammitglied eintragen, ob er oder sie fertig geworden ist und etwas präsentieren kann oder möchte. Dabei solltest du bereits vorab entscheiden, wie viel Zeit die Personen ungefähr für die Präsentation haben.
Test-Durchlauf starten
Ich finde es sehr hilfreich Probereviews durchzuführen, insbesondere, wenn es Menschen bei euch im Team gibt, die nur sehr wenig oder viel zu viel erzählen.
Insbesondere wenn ihr Stakeholder einladet, ist wichtig, dass tatsächlich nur relevante Dinge präsentiert werden, die auf den Punkt gebracht sind. Wurden beispielsweise 10 Neukunden abgeschlossen, ist sicherlich interessant, welche Kunden zu welchen Konditionen. Nicht so interessant ist hingegen, welche Schwierigkeiten sich im CMS ergeben haben oder dass man 10 Mal telefonisch niemanden erreicht hat.
Ein Testdurchlauf ist sicherlich nicht jedes Mal notwendig und du könntest als Moderator auch einfach Zweier-Teams zusammenstellen, die sich ihre Ergebnisse gegenseitig präsentieren und dann Feedback geben.
Beim Testdurchlauf merken diejenigen, die etwas präsentieren auch schnell, welche Onlineressourcen sie benötigen, um die Präsentation durchzuführen. Sie können sich dann für die eigentliche Review bereits die Tabs öffnen oder mindestens die entsprechenden Links in der Liste hinterlegen.
Durchführung
Die Durchführung des Review Meetings gelingt sehr gut mit einem Tool wie Google Hangouts, Slack oder Skype. Wichtig ist, dass die Teilnehmenden ihren Bildschirm mit den anderen teilen können. Wenn das Video wie bei Google Hangouts dabei zusätzlich erhalten bleibt, umso besser.
Du beginnst das Meeting, indem du die Liste präsentierst und einen kurzen Überblick gibst. Dann übergibst du ans Team. Nun präsentiert jede*r selbstständig seine vorbereiteten Ergebnisse und jeweils danach ist Zeit für Fragen durch das Team oder Stakeholder.
Zum Ende hin hast du einen Überblick zu den Themen, die eventuell in die nächste Planungsrunde wieder mit aufgenommen werden müssen.
