So gestalten wir unsere Retrospektiven

Bevor wir in ein neues Quartal und damit in ein neues Kapitel unserer Zielsetzungen starten, schauen wir zurück. Wir schauen uns an, was wir erreicht haben, was wir nicht erreicht haben, was gut gelaufen ist und was besser hätte laufen können. Wir machen eine Retrospektive

Die Methodik an sich wird klassischerweise in IT-Teams genutzt und sollte eigentlich in keinem Team, dass sich in einem dynamischen Umfeld bewegt, fehlen. 

Was unseren Rückblick angeht, schauen wir auf zwei oder sogar drei Ebenen:

  • Die Teamebene: Welche Team-Ziele waren geplant? Hier zählen harte Fakten.
  • Die persönliche Team-Ebene: Was lief gut in der Zusammenarbeit? 
  • Die persönliche Ziel-Ebene: was wollte ich für mich erreichen?

 

Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung sorgt dafür, dass das Meeting / der Workshop nur etwa halb so lange dauert. Vorbereiten muss jeder individuell für sich. Gut ist, wenn jeder die gleichen Daten als Grundlage für die eigene Analyse nutzt. Es sollte also eine Person geben, die diese Daten vorab zirkuliert oder einfach nur darauf hinweist, welche Daten die Grundlage bilden. Es muss klar sein, worüber im Meeting überhaupt geredet wird. 

Folgendes bereiten wir also schon vor unserem Treffen vor:

Teamebene

  • Welche Ziele waren geplant?
  • Welche wurden erreicht?
  • Wie wurden die Ziele formuliert? Wurden die smart-Kriterien genutzt?
  • Was waren Gründe für das Erreichen der Ziele und für das Verfehlen der Ziele?
  • Was lief gut in der Zusammenarbeit?
  • Was brauchen wir, um unsere Zusammenarbeit zu verbessern?

Persönliche Ziele

  • Was waren deine persönlichen Ziele?
  • Hattest du Gelegenheit daran zu arbeiten?
  • Was waren Gründe für das Erreichen / Nicht-Erreichen?

Durchführung

Wir treffen uns alle drei Monate zu einem Termin, an dem wir Zeit haben. Was das genau heißt? Wir haben keine Termine direkt im Anschluss sondern können uns so lange austauschen, wie es nötig ist. Es ist wohl einer der wenigen Termine, bei denen das Zeitmanagement einfach mal vernachlässigt werden kann. Natürlich achten wir darauf bei der Sache zu bleiben und keine 'fremden' Themen mit reinzubringen. Die Themen die wir diskutieren möchten wir ausdiskutieren, weiterentwickeln und mit Ergebnissen und Vereinbarungen abschließen. 

Was uns bei der Retrospektive am wichtigsten ist, ist dass es eine Lernkurve ist. Das heißt, uns ist klar, dass wir Ziele nicht immer 100% erreichen können. Was wir allerdings erreichen können ist, unsere Zielformulierungen und unsere Planung so sehr zu verbessern, dass wir unsere Arbeit für die nächsten drei Monate zu 95% "vorhersagen" können. 

  1. Austausch zur Vorbereitung
    1. Wer hat was herausgefunden?
    2. Was sind Gemeinsamkeiten / Erkenntnisse?
    3. Wie lassen sich Gründe für das erreichen auch weiterhin bewusst erzeugen / steuern?
    4. Wie lassen sich Gründe für das Nicht-Erreichen künftig eliminieren?
  2. Sammeln der gemeinsamen und persönlichen Erfolge
    1. Wir erstellen eine Liste mit den Dingen, die wir erreicht haben, um unseren Erfolg zu visualisieren und ihn im Anschluss zu feiern
  3. Identifikation von Verbesserungspotentialen
    1. Was können wir verändern, um uns zu verbessern?
  4. Festlegung der Verbesserungsmaßnahmen
    1. Worauf wollen wir uns einigen? Was legen wir verbindlich fest?

Die Retrospektive bildet für uns die perfekte Basis, um direkt die Planung für die nächsten Monate zu machen. Es kommt darauf an, ob wir bereits einen Backlog haben oder neue Ideen sammeln und diskutieren wollen. Entsprechend planen wir mehr oder weniger Zeit ein. Häufig ergeben sich aus der Retrospektive Änderungswünsche an die Planung und nicht nur an die Zusammenarbeit. Das kann bedeuten, dass wir im fünften Schritt unsere Ziele, die wir im Backlog haben neu evaluieren, ggf. nach den smart-Kriterien nachjustieren und uns natürlich auf neu-fokussieren.