Best practices für ein besseres Zeitmanagement

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Die eigene Zeit im Blick zu behalten ist eine Lernkurve, die niemals endet. Je nach Kontext muss man immer wieder auf bestimmte, bewährte Methoden zurückgreifen, um produktiv zu bleiben und sich nicht zu verzetteln oder die Wochenenden mit Arbeit zu vergeuden.

Time Tracking

Ein erster wichtiger Schritt für eine bessere Produktivität ist ein Bewusstsein dazu, was mit der eigenen Zeit passiert bzw. wie man sie nutzt. Sehr gut bewährt haben sich Time Tracking Tools wie beispielsweise Toggl oder auch Time Tracking Würfel. So entwickelst du langsam ein Bewusstsein dafür wie du deine Zeit nutzt, was dir wiederum dabei hilft, aktiv zu entscheiden, wie du deine Zeit tatsächlich nutzen möchtest. Am Ende einer Woche kannst du so auch auswerten, an welchen Projekten du gearbeitet hast und wie wichtig sie für dich waren.

Aufgaben nach Wichtigkeit sortieren

Die Wichtigkeit der Dinge ist tatsächlich entscheidend für die eigenen Produktivität. Wenn du nur an Dingen arbeitest, die unwichtig und vielleicht auch nicht dringend sind, bist du im Zweifelsfall sehr beschäftigt und hast trotzdem nichts geschafft. Meine Empfehlung: Schau dir direkt zu Beginn der Woche an, wo deine Prioritäten für diese Woche liegen, was unbedingt erledigt werden muss, wann du dir Zeitblöcke für “Deep Work” freischaufeln kannst und welche Tage du ggf. für Meetings und Networking frei hältst. Sehr zu empfehlen ist immer noch die Eisenhower Matrix. Was außerdem hilft, ist ein gutes Verständnis der eigenen Energiekurve. Wenn du ein Morgenmensch bist, halte dir die Vormittage frei für konzentriertes Arbeiten und umgekehrt wenn du ein Abendmensch bist.

Störungen vermeiden

In deinem Konzentrationshoch sowie jedem Zeitblock, den du für konzentriertes Arbeiten frei halten möchtest, solltest du Störungen vermeiden. Leicht gesagt, schwer umgesetzt! Ein großer Störfaktor sind natürlich Emails, Facebook und Slack sowie Kollegen! Wer im Home Office arbeitet, bekommt tendenziell mehr erledigt. Und wer sich im Team darüber einigt, wann man sich gegenseitig nicht unterbricht kann hier auf jeden Fall schon einiges erreichen.

Die Störungen durch Kollegen kannst du zu einem großen Teil bereits antizipieren. Häufig gibt es bestimmte Kollegen, die einen einfach immer wieder unterbrechen oder an einigen Tagen kommen alle auf einmal. Dreh doch einfach eine kurze Runde durchs Büro, wenn du dir den nächsten Kaffee holst und frage die Kollegen, ob sie noch etwas von dir brauchen und dann sagst du Bescheid, dass du 3 Stunden nicht gestört werden möchtest. Versuchs einfach mal!

Zeitangaben verdoppeln

Ein großer Produktvitätskiller sind viele Anfragen, die alle auf einmal kommen, einen im eigenen Arbeitsfluss unterbrechen und vermeintlich dringend sind. Versuch in diese Thematik mehr Klarheit reinzubekommen. Bitte die Kolleg*innen die “kurzen” und “schnellen” Anfragen einfach per Mail inkl. Deadline zu schicken und behalte dir vor abzusagen. Falls du doch zusagst, schlag doch einfach noch eine Woche drauf auf deine eigene Zeitangabe bis wann du es schaffst. So hast du die Gelegenheit Erwartungen zu übertreffen und anderen dringenden Sachen Vorrang zu geben.

Weniger und bessere Meetings

Meetings sind oft ein extremer Zeitfaktor. Bei vier Meetings am Tag, bleiben dir nur weniger Stunden für “richtige” Arbeit. Wenn die dann auch noch sehr zerstückelt sind, bist du nicht einmal in eine Konzentrationsphase reingekommen. Wenn es geht, versuche deine Meetings möglichst zu bündeln, zum Beispiele alle an einem Tag. Außerdem empfehle ich dir, die Voreinstellung für das Meeting-Zeitfenster auf 15 Minuten zu setzen. Sofern du selbst eine Einladung zum Meeting erhältst, stell sicher, dass du vorab einschätzen kannst, was Ziel des Meetings sein soll und wie du dazu beitragen kannst es zu erreichen. Vielleicht stellt sich dabei heraus, dass deine Anwesenheit nicht notwendig ist. Falls du noch einen guten Überblick für produktivere Meetings bekommen möchtest, schau dir unseren kostenlosen Online-Kurs dazu an.

Weniger Emails schreiben

Wer weniger Emails schreibt, bekommt auch weniger Emails, auf die er / sie antworten muss. So einfach ist das. Die größte Hürde bei Emails ist einfach, dass es viel zu viele davon gibt. Überleg dir vor jeder Email kurz, ob ein Anruf die Sache leichter machen könnte bzw. ob es schneller geht - und die Antwort ist ja - greif zum Telefon.